¿Qué debes incluir y excluir en tus facturas? ¿Cuándo enviarlas, y por qué? ¿Cómo protegerte y cómo adelantarte a situaciones incómodas?

¡Ah, qué lindo es facturar!  Si estás iniciándote en el mundo de la Locución Profesional, o ya lo has hecho y no estás del todo seguro acerca de lo que tus facturas deben incluir (sobre todo si tu mercado de acción es el estadounidense), te recomiendo que prestes atención a los siguientes aspectos para hacerlo correctamente, y cobrar por tu labor sin sobresaltos.

Hoy por hoy, ya no se envían las facturas impresas en papel, sino que por correo electrónico.  Es fundamental que el archivo no sea en Word sino en PDF, para que sus contenidos no sean adulterados. 

QUÉ DEBE INCLUIR

 -       El término INVOICE

-       Tus datos: Logo, Nombre, Dirección Física, Teléfono, Correo Electrónico, Website

-       Datos del Cliente: Nombre de la Compañía, Nombre del Contacto, Dirección Física, Teléfono, Correo Electrónico, Website

-       Fecha de emisión de la factura

-       Código del Proyecto o PO Number asignado por el Cliente

-       Título del Guión o Pieza

-       Monto por pieza

-       Extras, de existir: por ej., servicios de traducción, edición con música, etc.

-       Monto total

-       A nombre de quién deben hacer el pago.  Por más que sea la misma persona, es importante aclararlo para que el cheque no sea rechazado por el banco.

-       En caso de ofrecer la opción de realizar el pago por Paypal, incluir tu nombre de usuario en Paypal.  Te recomiendo que una vez acordado este método de pago, le solicites al cliente que asuma el 4% extra por concepto de transferencia, o de lo contrario negociar para que pague el 2%  y tú asumas la otra parte.

-       Incluir este mensaje de "letra chica”: Payment made after 30 days will incur 1.5% interest added per month. (Los pagos que se realicen después de los 30 días, tendrán un 1.5% de interés mensual)Nosotros que venimos de países latinoamericanos estamos acostumbrados a que los pagos en fecha sean una verdadera excepción.  Tengo buenas noticias: aquí en EEUU por lo general se respetan a rajatabla.  No obstante, hay clientes que se olvidan o no son tan prolijos como la mayoría.  Por eso, nunca está de más incluir esta condición para estar protegidos.

Ejemplo de una Factura por Servicios de Locución de "María Pérez"

Ejemplo de una Factura por Servicios de Locución de "María Pérez"

ENVÍA TU FACTURA ¡INMEDIATAMENTE!

Una vez finalizado el trabajo, envía tu factura enseguida al cliente, sin excusas.  Puede pasar que acuerdes con algunos clientes regulares enviarles la factura una vez por mes.  Pues bien, en ese caso anótate en el calendario de tu teléfono móvil o de tu computador hacerlo el último día hábil de cada mes.  Postergarlo te generará muchos dolores de cabeza.  Por más extraño que parezca, a las empresas estadounidenses les gusta pagar en fecha y no tener problemas con sus proveedores.

Demuestra que eres un verdadero profesional, enviando estos documentos a tiempo.

Voy a pasarte algunos tips para que el proceso de facturación te resulte más rápido y proactivo:

1.     Diseña un template para tus facturas – Lo puedes hacer en Word, es muy sencillo. Asegúrate de incluir toda la información que te copié más arriba.  La clave es que al momento de enviar el documento, te guardes una versión en PDF.  Te sugiero que a su vez hagas un template en Word por cliente, donde la siguiente vez lo único que tengas que cambiar sean los datos del proyecto y el monto, manteniendo intactos sus datos (nombre, dirección, teléfono, etc.)

2.     Lleva un registro de todas las facturas enviadas a cada cliente – En mi computador tengo una carpeta por cliente, donde guardo todos sus proyectos, y a la vez todas sus facturas.  Cada factura es guardada con la fecha en su nombre, para que el acceso sea fácil y eficiente.

3.     Actualiza los datos de tus clientes – Si te comunican que la persona encargada de los pagos o la dirección física de tu cliente han cambiado, actualiza de inmediato esa información en tus facturas para evitar problemas.

4.     Adjunta tu factura junto con los audios – Es como salir de tu casa y llevarte las llaves y los documentos; o como lavarte las manos, la cara y los dientes apenas te levantas de la cama.  Una cosa no puede ir sin la otra; ¡tus audios y tu factura en los correos electrónicos son archivos adjuntos simbióticos!

ULTIMOS CONSEJOS, IGUALMENTE IMPORTANTES

  • Sé honesto – Antes de acordar grabar un proyecto, informa claramente tus condiciones al cliente: infórmale si los pagos deben realizarlos en no más de 15, 30 o 45 días.  También infórmale qué incluyen tus honorarios: sólo la grabación con la edición, o también el agregado de cortinas musicales, servicios de traducción, etc. No es profesional agregarle “items” no conversados o negociados previamente en la factura final

  • Pregunta las condiciones de pago al Cliente – No aceptes realizar un trabajo sin informarte cuándo recibirás tu cheque.  Si el cliente es nuevo y reside en EEUU, solicítale que te pague la mitad por adelantado por Paypal, y la otra mitad en no más de 5 días hábiles apenas finalizado y entregado el trabajo. Si el cliente reside en el exterior, firma un documento en el que él se compromete a realizarte el pago por adelantado por Paypal, Wire Transfer, Western Union/Xoom o similar, y quién asumirá los cargos por transferencia. No olvides que en el caso de los clientes fuera de EEUU no hay marco legal que te proteja.  Lo mismo si se da el caso inverso.
  • Registra tu negociación en forma escrita, no hablada – “A las palabras se las lleva el viento”, no? Protégete y registra todo en tus emails como antecedente.  Y es más: en caso de proyectos largos y donde hay un alto presupuesto de por medio, es muy conveniente firmar un contrato para evitar malos tragos.

  • Sé amable – Apenas hayas recibido el pago, sea éste un cheque, una transferencia bancaria o un pago por Paypal, envíale una nota de agradecimiento a tu cliente.  Por supuesto que es lo que le corresponde, pero ser un agradecido y educado nunca está de más.

 

 


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